Менеджер, Департамент документационного обеспечения

Отправить резюме

Название должности

Менеджер

Ключевые и функциональные обязанности департамента 

—  Совершенствование форм и методов работы с документами в Университете;

—  Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создания и ведения информационно-поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки документов для передачи в архив Университета;

—  Сокращение объема документооборота в Университете;

—  Разработка, внедрение новых технологических процессов по работе с документами и информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей

Ключевые и функциональные задачи должности

—  Приём обращений (заявлений) физических и юридических лиц, осуществление их регистрации, учета и хранения;

—  Осуществление анализа состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по обращениям (заявлениям) физических и юридических лиц, систематическое информирование ответственных исполнителей и руководителей структурных подразделений о сроках исполнения документов, подготовка информации руководству Университета об исполнительской дисциплине по данному виду документов;

—  Осуществление контроля над исполнением входящих документов в установленные сроки, регулирование хода их исполнения;

—  Осуществление анализа состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по входящим документам, систематическое информирование ответственных исполнителей и руководителей структурных подразделений о сроках исполнения документов, подготовка информации руководству Университета об исполнительской дисциплине;

—  Контролирование исполнения протокольных решений (поручений), подготовленных Департаментом, информирование руководства Университета об их исполнении (по необходимости);

—  Осуществление свода информации по реализации некоторых KPI генеральных директоров частных учреждений Университета;

—  Ведение учета, регистрации и выдачи меморандумов;

—  Консультирование работников Университета по работе в системе электронного документооборота по вопросам входящим в его компетенцию;

—  Участие в проведении обучения делопроизводителей структурных подразделений и организаций Университета;

—  Оказание методической помощи структурным подразделениям,  организациям Университета по ведению делопроизводства, проведение проверки организации делопроизводства в них;

—  Формирование предложений по планированию обучения, повышению квалификации, а также графику отпусков работников Департамента;

—  Участие в процессах идентификации, оценки, управления и мониторинга рисков в рамках курируемого направления Департамента.

Образование

Высшее профессиональное, желательно в высших учебных заведениях с преподаванием на английском языке

—  Приоритетные направления специальностей: документоведение (в случае отсутствия данной специальности, наличие сертификатов о прохождении повышения квалификации в области документирования); юриспруденция; прочие гуманитарные специальности

Необходимый профессиональный опыт

—  При степени магистра непрерывный стаж работы по специальности не менее 2 лет по специальности в областях, соответствующих функциональным направлениям конкретной должности; или

—  — При степени  бакалавриата, либо специалиста  не менее 4 лет по специальности в областях, соответствующих функциональным направлениям конкретной должности;

—  Либо не менее 3 лет стажа работы в «Назарбаев Университет», в областях соответствующих функциональным направлениям конкретной должности

Профессиональная компетентность и личные качества

—  Знание законодательства в области управления документацией и делопроизводства

—  Aналитические способности

—  Навыки подготовки докладов, аналитических записок

—  Организационные навыки

—  Приверженность ценностям и целям Университета;

—  Коммуникабельность

—  Стрессоустойчивость

—  Дисциплинированность

—  Ответственность

—  Умение работать в команде

Владение языками

Владение казахским, русским, английским языками в объеме, необходимом для исполнения функциональных обязанностей.

Компьютерная грамотность

Уметь работать с программами Microsoft Оffice, Fine Reader, Acrobat, Power Point, а также опыт работы в системе электронного документооборота.

Сроки для подачи резюме

До подбора кандидата, соответствующего вышеназванным требованиям.