Консультант Канцелярии

Отправить резюме

1

Позиция

Консультант Канцелярии

2

Основные и функциональные задачи отдела

Обеспечения работы частного учреждения «Nazarbayev University Research and Innovation System» (далее – Учреждение) в области организации делопроизводства, систематизации, учета и ведения документации

3

Ключевые и функциональные задачи должности

·        осуществляет своевременный и бесперебойный документооборот между структурными подразделениями Учреждениям и автономной организации образования «Назарбаев Университет» (далее – Университет) в строгом соответствии с установленными требованиями к формам и срокам предоставления документов и отчетности;

·        осуществляет прием, первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и рассылку входящей корреспонденции Учреждения;

·        принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

·        принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;

·        осуществляет обработку, регистрацию и отправку исходящей корреспонденции Учреждения, контроль над оперативной доставкой курьерскими компаниями исходящей корреспонденции Учреждения;

·        осуществляет доставку служебной корреспонденции Учреждения в государственные органы и организации г.Астана;

·        осуществляет контроль за своевременным и качественным исполнением документов и поручений руководства Учреждения в установленные сроки;

·        выполняет работу по обеспечению функционирования государственного языка в делопроизводстве Учреждения;

·        осуществляет контроль над правильностью оформления документов и формирования дел в структурных подразделениях Учреждения;

·        оказывает методическую и практическую помощь работникам Учреждения по вопросам архива и документирования;

·        формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

·        отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю;

·         выполняет иные функции в пределах своей компетенции.

4

Выезд в командировки

Возможны

5

Образование

Высшее образование, стаж работы не менее одного года по специальности, наличие опыта работы в области делопроизводства

6

Желаемый профессиональный опыт (продолжительность, область, отрасли и др.)

·        Знание основных принципов управления документами;

·        Отличные профессиональные коммуникативные навыки;

·        Навыки по управлению временем;

7

Профессиональные знания и личностные характеристики

Предельное приверженность качеству. Дисциплинированность и сосредоточенность. Хорошие коммуникативные навыки и командный дух. Отличное знание деловой этики. Открытость к обучения.

8

Уровень владения языками, в том числе государственным, (указать какими)

Свободное владение английским, русским и казахским языками

9

Навыки пользования персональным компьютером (программы, степень владения)

·        Microsoft Office, Microsoft Project.

·        Опыт работы с электронной почтой и создание документов и его обработка и т.д.

10

Срок подачи резюме

До подбора кандидата, соответствующего вышеназванным требованиям.